Na MUTUAL, a gerência de RH e Qualidade é a responsável pelo aperfeiçoamento de processos administrativos, analisar relatórios, colaborar com outras gerências além de prezar pela qualidade do ambiente físico da empresa. Também é a responsável pelas reuniões, atas das reuniões e metas. O gerenciamento de reuniões feito pelo RH mantém os membros atentos às pautas e controla o tempo que cada uma delas toma, além de organizar a agenda. As atas em reuniões são de extrema importância, pois é um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências da reunião, sendo assim uma memória organizacional. Vamos ver isso funcionando passo a passo:

Gerenciamento de reuniões

A reunião pode ser definida como um processo de decisão coletiva em que os membros, após discutirem e expor suas idéias chegam a uma conclusão efetiva a fim de atingir os objetivos de todos os interessados. Porém, quando não há uma organização da empresa quanto às reuniões, esse momento pode se tornar completamente improdutivo.

Para preparar uma boa reunião é necessário seguir algumas regrinhas básicas:

• As pautas: o que será tratado durante a reunião, estabelecendo um determinado tempo para cada uma

• Quem irá participar da reunião? Toda a empresa ou só determinadas gerências?

• A periodicidade da reunião auxilia na organização da agenda dos membros que já deixam aquele dia e aquele horário marcado, evitando assim estarem ocupados.

• O custo também é importante enfatizar. Não se trata somente do custo financeiro (quando há) para realizar tal reunião, mas no custo da produtividade da empresa. Será que seria melhor o membro estar trabalhando ou seria melhor ele assistir àquela reunião? Há um grande número de pessoas que criticam a reunião tachando-a de uma “forma improdutiva de tomar decisões”.

• Tentar se manter fiel ao horário, iniciando e terminando na hora marcada evita outros problemas.

Sem esses requisitos, no mínimo, a reunião pode se tornar um fiasco.

Gerando Produtividade

Além das regrinhas básicas acima citadas que tornam uma reunião eficaz, também podem ser dadas dicas que fazem a produtividade aumentar.

• As pautas precisam estar pré-estabelecidas, mas também é necessário estar flexível o suficiente para permitir a inclusão de novos assuntos e exclusão daqueles considerados frágeis. Mas com a agenda organizada se maximiza o tempo e a produtividade.

• O s problemas devem ser abordados um de cada vez assim como as soluções propostas sem extrapolar um tempo parcial.

• As metas repassadas devem ser claras e úteis e precisam de um executor e um prazo.

• Dar estímulo durante a reunião é necessário para que não fique monótona, evitando que somente uma pessoa participe. Fazer perguntas a todos e ter um clima descontraído prende a atenção dos participantes alcançando o principal objetivo da reunião no tempo proposto.

Gerando Qualidade

Durante uma reunião há um número X de participantes que pensam de Y formas, por isso é meio difícil lidar com a gestão de pessoas. É no momento das reuniões que as diversidades de idéias surgem e que alguns problemas também podem surgir se não forem levados em conta alguns pontos que melhoram a relação dos participantes.

É necessário ouvir cada membro com atenção, respeitando suas idéias, problemas e soluções elogiando de alguma forma aquela participação para que seja mais ativa a cada reunião.

Um preparo para as reuniões deixa os participantes mais seguros das pautas que serão abordadas evitando que os temas sejam levados para discussões improdutivas, assim se torna mais fácil contribuir inteligentemente com esse momento.

É essencial refletir sobre a qualidade do nosso trabalho, de nossas atitudes, posturas e comportamentos antes, durante e depois de reuniões, buscando sempre melhorias. 

Atas

A ata é um documento que registra de forma resumida e com estrutura simples as deliberações, resoluções e outras ocorrências de uma reunião e não uma transcrição de tudo o que é falada.

Uma boa dica para atas é prestar mais atenção ao conteúdo que à forma, sem deixar margem para alterações posteriores.

Metas

As metas são, basicamente, as delimitadoras dos objetivos. Ou seja, são estabelecidas Xs metas para alcançar um objetivo Y e precisam ser claras e úteis.

Normalmente é durante uma reunião que são repassadas metas e atribuídas a seus executores com um determinado prazo. Reuniões também servem para verificar o andamento das metas e se haverá alterações dos executores e dos prazos.

As metas devem ter um espaço primordial durante as reuniões. Antes de iniciar qualquer pauta é necessário cobrar essas metas evitando assim o esquecimento dos prazos. Essa cobrança deixa de ser responsabilidade somente da gerência de RH, que já as organiza, mas cabe também aos que repassam e aos que recebem.